Національний банк України разом із фінансовою спільнотою на виконання Комплексної програми розвитку фінансового сектору України продовжує вживати заходів щодо створення додаткових можливостей для подальшого впровадження безпаперових технологій у фінансовій системі України, ураховуючи досвід роботи під час установлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби. Про це НБУ повідомив листом, який надійшов до Асоціації фінансових інституцій.

НБУ звернув увагу, що актуальним питанням на сьогодні є запровадження електронного документообігу для учасників ринку фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національний банк. Підтвердженням цьому є значна кількість пропозицій, які надходять від банків, інших фінансових установ та осіб, які здійснюють діяльність на ринках фінансових послуг щодо вдосконалення законодавства України у сфері електронного документообігу та зберігання архівних документів в електронній формі.

Слід зазначити, що організація діловодства, у тому числі й електронного документообігу в державі, регулюється відповідними законами України та підзаконними нормативно-правовими актами, перелік яких наведено в додатку до листа.

З метою вдосконалення організації електронного документообігу, переведення паперових документів в електронну форму, уніфікації понять і підходів під час створення та обігу електронних документів за ініціативою Національного банку Міністерством юстиції України в 2020 році створено Міжвідомчу робочу групу з питань удосконалення законодавства у сфері електронного документообігу та зберігання архівних документів в електронній формі. До її складу ввійшли представники Міністерства юстиції України, Кабінету Міністрів України, Міністерства цифрової інформації, Адміністрації Держспецзв’язку, Державної архівної служби України, Центрального державного електронного архіву України, Національного банку.

Для врегулювання питань щодо організації електронного документообігу в банківській діяльності та діяльності небанківських фінансових установ вважаємо за необхідне надати додаткові роз’яснення щодо норм законодавства України в частині організаційно-методологічних умов електронного документообігу, включаючи використання електронних документів з обмеженим доступом, електронного підпису/електронної печатки, а також збереження банком інформації, процедур надання за бажанням клієнта електронного документа/оригіналу паперового документа/копії на папері з електронного документа (на вимогу клієнта) з усіма реквізитами.

Нижче наведено перелік рекомендацій відповідно до етапів життєвого циклу електронних документів, включаючи електронні документи з обмеженим доступом:

  1. Створення електронних документів
  2. Реквізити електронного документа
  3. Підписання електронних документів/перевірка електронних підписів
  4. Обмін електронними документами
  5. Створення копій електронних документів
  6. Зберігання електронних документів
  7. Знищення електронних документів
  8. Особливості документування та організації роботи з електронними документами з грифом обмеження доступу
  9. Ідентифікація та верифікація клієнта під час проведення фінансових операцій за цифровими документами в застосунку “Дія”.